De l’élaboration des objectifs opérationnels au suivi du plan d’action avec le Mind Mapping

Les 3 et 4 Avril derniers ont eu lieu à l'université de Lausanne le 19éme Congrès du Management de projet organisé notamment par l'association Suisse du Management de projet et le PMI Switzerland.

Cette édition proposait notamment de traiter lors d'un atelier d'une heure, le thème du Mind Mapping dans le cadre de la gestion de projet, outil indispensable désormais au sein de l'entreprise pour manager la performance individuelle et collaborative.

Cet évènement était donc pour nous l'occasion de vous parler de l'utilisation de cet outil dans le monde de l'action et particulièrement dans le cadre de la gestion de projet lors de la rédaction des objectifs. 

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En effet, les usages du Mind Mapping sont souvent vite enfermés dans ceux du monde des idées (brainstroming, organisation des idées, prise de note, mémorisation etc…) et s´il est mal employé, et si nous ne connaissons pas certaines règles d’efficacité et d’utilisation, il peut s’avérer un désavantage, voir même devenir contre-productif pour celui qui l’utilise, et de ce fait, provoquer une réelle incompréhension de la part des collaborateurs, qui le subissent, plus qu’ils n’en tirent profit.

Le monde de l'action

Nous quittons les règles définies par Tony Buzan (un mot clé par branche, des couleurs etc.) pour en utiliser d'autres qui conviennent à un usage collaboratif pour la gestion de projet.
Une fois quitté le monde de l'idée et ces dernières validées, nous définissons 3 grandes étapes dans le monde de l'action:

- L'émergence des objectifs et des critères de réussite
- La structuration du plan d'action

- L'évaluation et le suivi du plan d'action 

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Entreprendre avec le Mind Mapping

Entreprendre requiert évidemment  certaines aptitudes d’entrepreneur, comme la capacité à prendre des risques et/ou la capacité d'avoir une vision globale. Dans cet article, cependant,  nous allons nous concentrer sur la nécessité de formalisation à laquelle doit faire face un entrepreneur et sur l’un des outils qui facilite cette formalisation : le Mind Mapping.

Il ne s’agit pas de traiter dans cet article de l’attitude que doit adopter un entrepreneur ni de son comportement, mais de nous nous focaliser sur la question suivante : comment aborder un nouveau projet d’entreprise ?

Vous connaissez sûrement les termes « Executive Summary » et « Business Plan », mais savez-vous réellement de quoi il s'agit et à quoi ils servent ? Ce dont nous avons besoin pour comprendre ces matrices, est de pouvoir les visualiser, afin de voir réellement ce que nous propose chacune d’entre elles. Ci-dessous la cartographie de chacune de ces matrices.

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Organiser sa veille d’information

Dans une société ou l'information est de plus en plus accessible, partout, par tout le monde et à tout moment, la priorité des individus, des managers, et à titre plus large, des organisations, est de pouvoir gérer de manière efficace et rapide cette masse d'information qui parvient tous les jours. 

La clé de succès est donc de pouvoir gérer, répertorier, analyser, restituer l’information qui nous semble clé et pouvoir agir et prendre des décisions par rapport à cette dernière.

Une veille active et intelligente qui de manière générale réside dans la capacité à:
- s’informer et s’organiser pour décider et agir.
- à communiquer pour orienter, motiver, décider et organiser l’action.

L’information, cette particule élémentaire du management (voir notre article à ce sujet) alimente nos connaissances, nos grilles d’analyses, de compréhension du monde qui influencent nos décisions et donnent naissance à des méthodes d’intervention et des outils pour optimiser nos manières de travailler. Parmi ces outils, le Mind Mapping est un des plus connu et le plus facile à prendre en main. Il s'agit d'une représentation visuelle et arborescente d’une idée, d’un texte, d’une information ou d’une connaissance. Elle part d'une idée centrale qui rayonne vers d'autres données, formant une structure radiante et arborescente. Elle est souvent agrémentée de couleurs, d’images et de symboles divers. Il permet de libérer le potentiel de créativité mais également le potentiel de structuration de l'information.

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