Le 3 et 4 Avril prochain aura lieu à l'université de Lausanne le 19éme Congrès du Management de projet organisé notamment par l'association Suisse du Management de projet et le PMI Switzerland.
Cette nouvelle édition propose de traiter lors d'un atelier d'une heure, le thème du Mind Mapping dans le cadre de la gestion de projet, outil indispensable désormais au sein de l'entreprise pour manager la performance individuelle et collaborative.
C'est donc pour nous l'occasion de vous parler de l'utilisation de cet outil dans le monde de l'action et particulièrement dans le cadre de la gestion de projet lors de la rédaction des objectifs.
En effet, les usages du Mind Mapping sont souvent vite enfermés dans ceux du monde des idées (brainstroming, organisation des idées, prise de note, mémorisation etc…) et s´il est mal employé, et si nous ne connaissons pas certaines règles d’efficacité et d’utilisation, il peut s’avérer un désavantage, voir même devenir contre-productif pour celui qui l’utilise, et de ce fait, provoquer une réelle incompréhension de la part des collaborateurs, qui le subissent, plus qu’ils n’en tirent profit.
Le monde de l'action
Nous quittons les règles définies par Tony Buzan (un mot clé par branche, des couleurs etc.) pour en utiliser d'autres qui conviennent à un usage collaboratif pour la gestion de projet.
Une fois quitté le monde de l'idée et ces dernières validées, nous définissons 3 grandes étapes dans le monde de l'action:
- L'émergence des objectifs et des critères de réussite
- La structuration du plan d'action
- L'évaluation et le suivi du plan d'action
La définition des objectifs est donc primordiale pour le bon déroulement du projet.
Ce sont ces mêmes objectifs qui vont fixer le cap et déterminer la route à suivre. Pour cela, se sont les individus constitués en groupe (plus ou moins formel) qui vont travailler ensemble et permettre d'atteindre les objectifs. Ils devront déterminer puis mettre en oeuvre des moyens pour atteindre l'objectif général. Tout l'enjeu réside alors dans la capacité du groupe à mobiliser de façon organisée et précise les savoir-faire, les savoir-être mais également les différents besoins individuels afin d'atteindre l'objectif commun. C'est ainsi que va se réaliser le projet, par la capacité des personnes à interagir et à coopérer.
Nous pouvons distinguer 2 types d'objectifs :
- Des objectifs stratégiques qui expriment de façon concrète la finalité et les effets recherchés de la stratégie de l'entreprise. Ils sont liés à des orientations données suite à des décisions stratégiques. Ils concernent les enjeux politiques de l'entreprise. Ils peuvent se rattacher à la direction générale qui pourra faire descendre ces objectifs au niveau des départements ou des services.
- De ces objectifs stratégiques va en découler des opérations concrètes à mettre en oeuvre pour réaliser l'objectif général, ce sont les objectifs opérationnels. Ils détermineront et organiseront l'action.
L'enjeu est alors de rédiger collaborativement ces objectifs. Tâche souvent périeuse et difficile puisque chaque membre va faire valoir ses critères personnels de référence. Et comme il est illusoire d'obtenir un accord immédiat sur la formulation d'un objectif, il est important de s'appuyer sur une méthode qui va faciliter la rédaction et votre négociation.
Il s'agit alors, pour chaque individu, de mobiliser ses propres ressources pour aider à atteindre l'objectif commun.
La méthode que nous allons voir associée à l'outil du Mind Mapping peut donc permettre une gestion de projet avancée.
Les objectifs en Mind Mapping
Pour cette première étape, il s'agit de différencier les éléments composants l'objectif et de les ranger par niveau d'information.
Dans la carte, un objectif opérationnel est donc composé d'une action par branche et d'un critère par sous-branche.
Opération = action.
Une tâche est donc composée principalement d'un verbe d'action ou de mouvement et d'un COD ou COI.
Quand aux critères, ou conditions de réussite de la tâche, ce sont principalement des compléments circonstanciels… Programme de CE1 que vous maitrisez tous !! N'est ce pas? 
Ils peuvent être complément circonstanciels de lieu, de temps, de maniére, de cause, de moyen ou de comparaison. D'autres variables sont également possibles…
En visuel:
Une fois déterminé ce qui est en jeu, vous pouvez vous appuyer sur la méthodologie SMART[1] pour les élaborer avec votre équipe et qu’ils soient les plus justes possible.
Cette visualisation et cette segmentation vous aidera à gagner un temps considérable lors des négociations. A l'oral, combien de fois condamnons-nous l'idée de notre interlocuteur, alors que l´on se rend compte en visuel que ce n´est qu´un critère, un verbe ou un sujet qui nous gêne. La visualisation permet de canaliser les énergies et les négociations des individus avec l'aide du support visuel créé (la map). La méthode de la segmentation et de la décomposition des objectifs vous fera gagner en sens, en clarté et impliquera chaque collaborateur dans la réalisation de ces objectifs. Cela vous aidera également à créer une vision partagée sur le projet en cours puisque chaque membre aura co-construit et négocié chaque objectif. Cette phase peut être longue, nous conseillons pour plus d´efficacité, de faire de courtes séances, d'une heure à une heure et demie.
L´usage du Mind Mapping lors de ces réunions de planification et de suivi peut ainsi permettre une diminution significative du temps employé, et donc de l´argent investi à cet effet.
Le plan d'action et le suivi
Avec un seul et même logiciel, vous pourrez par la suite déterminer le plan d'action avec l'allocation des ressources (les sujets affectés à la tache) ainsi que prévoir les délais d'élaboration. Le suivi des tâches par différents critères (icône de suivis en pourcentage, couleurs, drapeaux etc.) permettra au mieux d'évaluer l'état d´avancement du projet. La personne en charge, ou le groupe, pourra alors réaliser un plan d’action qui détaille toutes les tâches à réaliser pour remplir l’objectif préalablement fixé.
Certains logiciels permettent de visualiser le projet avec un diagramme de Gantt[2], ou même d'importer le projet dans Microsoft Project.
Certains permettent également de préparer votre rapport d'activité sous forme de texte grâce à l'option d'exportation vers Word. Il vous suffira de remplir la zone note avec du texte et de l'exporter.
Si vous avez structuré votre projet en mode Mind Mapping, alors 90% du travail est déjà fait.
Vous pourrez également rendre compte à vos supérieurs de l'avancement du projet avec le mode de présentation du logiciel ou le mode d'exportation vers Power Point. La revue de projet sera donc terminée en temps et en heure et ne sera plus un fardeau.
Un article de Mattieu Cottard.
[1] SMART est un moyen mnémotechnique pour se souvenir des caractéristiques que devraient idéalement avoir un objectif et un indicateur pour permettre la réalisation de l'objectif et la mesure de son avancement. UN objectif doit être Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste, Temporellement défini.
[2] Le diagramme de Gantt est un outil utilisé en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet.
