- Des objectifs stratégiques qui expriment de façon concrète la finalité et les effets recherchés de la stratégie de l'entreprise. Ils sont liés à des orientations données suite à des décisions stratégiques. Ils concernent les enjeux politiques de l'entreprise. Ils peuvent se rattacher à la direction générale qui pourra faire descendre ces objectifs au niveau des départements ou des services.

- De ces objectifs stratégiques va en découler des opérations concrètes à mettre en oeuvre pour réaliser l'objectif général, ce sont les objectifs opérationnels. Ils détermineront et organiseront l'action. 

L'enjeu est alors de rédiger collaborativement ces objectifs. Tâche souvent périeuse et difficile puisque chaque membre va faire valoir ses critères personnels de référence. Et comme il est illusoire d'obtenir un accord immédiat sur la formulation d'un objectif, il est important de s'appuyer sur une méthode qui va faciliter la rédaction et votre négociation.

Il s'agit alors, pour chaque individu, de mobiliser ses propres ressources pour aider à atteindre l'objectif commun.
La méthode que nous allons voir associée à l'outil du Mind Mapping peut donc permettre une gestion de projet avancée. 

Les objectifs en Mind Mapping

Pour cette première étape, il s'agit de différencier les éléments composants l'objectif et de les ranger par niveau d'information.
Dans la carte, un objectif opérationnel est donc composé d'une action par branche et d'un critère par sous-branche.

Opération = action.
Une tâche est donc composée principalement d'un verbe d'action ou de mouvement et d'un COD ou COI.

Quand aux critères, ou conditions de réussite de la tâche, ce sont principalement des compléments circonstanciels… Programme de CE1 que vous maitrisez tous !! N'est ce pas?
Ils peuvent être complément circonstanciels de lieu, de temps, de maniére, de cause, de moyen ou de comparaison. D'autres variables sont également possibles…  

En visuel:

Une fois déterminé ce qui est en jeu, vous pouvez vous appuyer sur la méthodologie SMART[1] pour les élaborer avec votre équipe et qu’ils soient les plus justes possible.

Cette visualisation et cette segmentation vous aidera à gagner un temps considérable lors des négociations. A l'oral, combien de fois condamnons-nous l'idée de notre interlocuteur, alors que l´on se rend compte en visuel que ce n´est qu´un critère, un verbe ou un sujet qui nous gêne. La visualisation permet de canaliser les énergies et les négociations des individus avec l'aide du support visuel créé (la map). La méthode de la segmentation et de la décomposition des objectifs vous fera gagner en sens, en clarté et impliquera chaque collaborateur dans la réalisation de ces objectifs. Cela vous aidera également à créer une vision partagée sur le projet en cours puisque chaque membre aura co-construit et négocié chaque objectif. Cette phase peut être longue, nous conseillons pour plus d´efficacité, de faire de courtes séances, d'une heure à une heure et demie.

L´usage du Mind Mapping lors de ces réunions de planification et de suivi peut ainsi permettre une diminution significative du temps employé, et donc de l´argent investi à cet effet.

Le plan d'action et le suivi

Avec un seul et même logiciel, vous pourrez par la suite déterminer le plan d'action avec l'allocation des ressources (les sujets affectés à la tache) ainsi que prévoir les délais d'élaboration. Le suivi des tâches par différents critères (icône de suivis en pourcentage, couleurs, drapeaux etc.) permettra au mieux d'évaluer l'état d´avancement du projet. La personne en charge, ou le groupe, pourra alors réaliser un plan d’action qui détaille toutes les tâches à réaliser pour remplir l’objectif préalablement fixé. 

Certains logiciels permettent de visualiser le projet avec un diagramme de Gantt[2], ou même d'importer le projet dans Microsoft Project.

Certains permettent également de préparer votre rapport d'activité sous forme de texte grâce à l'option d'exportation vers Word. Il vous suffira de remplir la zone note avec du texte et de l'exporter. 

Si vous avez structuré votre projet en mode Mind Mapping, alors 90% du travail est déjà fait.

Vous pourrez également rendre compte à vos supérieurs de l'avancement du projet avec le mode de présentation du logiciel ou le mode d'exportation vers Power Point. La revue de projet sera donc terminée en temps et en heure et ne sera plus un fardeau.

Un article de Mattieu Cottard.

[1] SMART est un moyen mnémotechnique pour se souvenir des caractéristiques que devraient idéalement avoir un objectif et un indicateur pour permettre la réalisation de l'objectif et la mesure de son avancement. UN objectif doit être Spécifique,  Mesurable, Accepté, Réaliste, Temporellement défini.

[2] Le diagramme de Gantt est un outil utilisé en ordonnancement et gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tâches liées composant un projet.